Es wird geklärt, ob eine Familien-Gruppen-Konferenz passend ist und welche Frage im Mittelpunkt steht. Wenn alle zustimmen, lautet die gemeinsame Entscheidung: Wir machen eine FGK.

Eine unabhängige Koordinator*in spricht mit der Hauptperson und weiteren Beteiligten, erklärt Rollen und Ablauf, klärt Erwartungen, Barrieren und Bedürfnisse und organisiert Ort, Zeit, Kinderbetreuung und gegebenenfalls Übersetzung. Dieser Vorbereitungsteil ist der zeitintensivste Abschnitt vor dem eigentlichen Konferenztag.

Gemeinsam wird überlegt, wer zur Konferenz eingeladen wird, damit der Kreis möglichst vollständig ist. Dazu gehören Familienangehörige, Unterstützer*innen aus dem Umfeld und je nach Situation auch Fach- und Leitungskräfte.

Die Koordinator*in begrüßt alle, erklärt den Ablauf und vereinbart einfache Gesprächsregeln. Die Fachkräfte geben die nötigen Informationen zur Situation und zu möglichen Unterstützungsangeboten. Danach hat die Familie mit ihrem erweiterten Kreis eine geschützte Familienzeit ohne Fachkräfte und erarbeitet ihren Plan. Wenn der Plan steht, wird er im Plenum vorgestellt und gemeinsam durchgegangen.

Der Plan wird konkretisiert. Es wird festgelegt, wer was bis wann übernimmt und welche Unterstützung von außen nötig ist. Fachkräfte prüfen nur, ob der Plan sicher und rechtlich in Ordnung ist. Danach beginnt die Umsetzung im Alltag.

Nach einem vereinbarten Zeitraum, oft nach 2 bis 3 Wochen oder nach einigen Monaten, findet eine Überprüfungskonferenz statt. Dort wird geschaut, was gut funktioniert, was angepasst werden muss und ob ein weiterer Schritt oder eine Folgekonferenz sinnvoll ist. Je nach Situation kann der Gesamtprozess etwa 2 bis 3 Monate dauern, manchmal auch kürzer oder länger.